چاپ فاکتور کاربن لس

اگر برای هر فروش باید یک نسخه به مشتری، یک نسخه به حسابداری و شاید یک نسخه هم به انبار بدهید، فاکتور معمولی دردسر اضافه دارد. کاربن گذاشتن، جدا کردن نسخه‌ها و حفظ ترتیب برگه‌ها وقت‌گیر است.

فاکتور کاربن لس این کار را با چند نسخه هم‌زمان انجام می‌دهد؛ اما مهم‌تر از خود کاغذ، انتخاب درست تعداد نسخه و فرم فاکتور است.

قبل از سفارش فقط باید مشخص کنید:

چند نسخه لازم دارید؟ چه سایزی؟ چند شماره؟ تک‌رنگ یا رنگی؟

اول ببینید چه فاکتوری لازم دارید

لازم نیست مشخصات چاپ را از روی حدس انتخاب کنید.

این جدول نقطه شروع سفارش شماست:

اگر همین حالا این موارد را می‌دانید، مستقیم مشخصات را برای استعلام ارسال کنید.

اگر نمی‌دانید، بخش‌های بعدی برای انتخاب شماست.

فاکتور کاربن لس دقیقاً چه کاری انجام می‌دهد؟

در فاکتور کاربن لس یا NCR، بین برگه‌ها نیازی به قرار دادن کاغذ کاربن نیست.

وقتی روی نسخه اول می‌نویسید، فشار نوشتن باعث انتقال نوشته به نسخه‌های زیر می‌شود. بنابراین یک نوشته می‌تواند هم‌زمان روی چند نسخه ثبت شود.

برای مثال، در یک فاکتور سه‌برگی:

نسخه اول → مشتری

نسخه دوم → حسابداری

نسخه سوم → انبار یا بایگانی

کاربن لس زمانی ارزش دارد که واقعاً به چند نسخه از یک سند نیاز داشته باشید.

۲ برگی یا ۳ برگی؟

تعداد برگه را براساس تعداد واحدهای کسب‌وکارتان انتخاب نکنید.

ببینید هر فاکتور بعد از صدور باید کجا برود.

۲ برگی

اگر فقط یک نسخه برای مشتری و یک نسخه برای خودتان لازم دارید، دو برگی کافی است.

مثلاً:

اصل → مشتری
کپی → بایگانی

در این حالت، نسخه سوم کاربردی ندارد و فقط هزینه و حجم بیشتری به هر فاکتور اضافه می‌کند.

۳ برگی

اگر فاکتور باید بین سه بخش گردش کند، سه برگی انتخاب مناسب‌تری است.

مثلاً:

اصل → مشتری
نسخه دوم → حسابداری
نسخه سوم → انبار

سایت‌های تخصصی چاپ NCR نیز تعداد نسخه را یکی از نخستین تصمیم‌های سفارش می‌دانند؛ چون هر نسخه اضافه به معنی یک لایه دیگر در تمام فاکتورهاست.

قاعده ساده این است که باید به تعداد نسخه‌ای که واقعاً استفاده می‌کنید سفارش دهید.

A4 یا A5؟

به این سؤال با «A4 استانداردتر است» پاسخ ندهید.

یک فاکتور واقعی از کسب‌وکارتان باز کنید و تعداد اطلاعات آن را ببینید.

A5

برای فاکتورهای کم‌ردیف و فرم‌های جمع‌وجور مناسب است.

اگر بیشتر فاکتورهای شما شامل چند قلم کالا، مبلغ و اطلاعات مشتری است، A5 فضای کافی خواهد داشت.

A4

وقتی تعداد ردیف‌ها، توضیحات یا اطلاعات مشتری بیشتر است، فضای A4 کار شما را راحت‌تر می‌کند.

برای مثال اگر در فاکتور شما این بخش‌ها وجود دارد:

مشخصات مشتری + چندین ردیف کالا + تخفیف + مالیات + توضیحات + شرایط پرداخت

قبل از انتخاب A5، فضای موردنیاز را بررسی کنید.

سایزهای A5 و A4 از گزینه‌های رایج فرم‌های کاربن لس هستند و چاپخانه‌های تخصصی، اندازه‌های بزرگ‌تر یا سفارشی را نیز ارائه می‌کنند.

رنگ نسخه‌ها چرا مهم است؟

نسخه‌های کاربن لس معمولاً با رنگ‌های متفاوت تولید می‌شوند تا بدون خواندن عنوان، بتوانید آن‌ها را از هم تشخیص دهید.

برای نمونه، ترکیب رایج سه‌برگی:

سفید → زرد → صورتی

است.

اما کاربرد هر رنگ را بهتر است هنگام سفارش مشخص کنید.

مثلاً:

سفید: مشتری
زرد: حسابداری
صورتی: انبار

این کار یک جزئیات ساده است، اما بعداً پیدا کردن نسخه موردنظر را راحت‌تر می‌کند.

شماره‌زنی فاکتور

اگر فاکتورهای شما به‌صورت سریالی صادر می‌شوند، شماره‌ها را از قبل مشخص کنید؛ مثلاً:

001250 → 001251 → 001252

هنگام سفارش فقط کافی است شماره شروع، محل شماره و تکرار شماره روی نسخه‌ها را مشخص کنید.

پرفراژ یا سرچسب؟

پرفراژ: برای زمانی که بخشی از فاکتور باید جدا شود.
سرچسب: برای زمانی که نسخه‌ها باید کنار هم به‌صورت یک مجموعه بمانند.

فقط گزینه‌ای را انتخاب کنید که در روند کاری شما کاربرد دارد.

تک‌رنگ یا رنگی؟

برای فاکتورهای معمولی، تک‌رنگ کافی است.
اگر ظاهر فاکتور یا نمایش هویت برند برایتان مهم است، چاپ رنگی را انتخاب کنید.

در هر دو حالت، خوانایی اطلاعات از تعداد رنگ مهم‌تر است.

چه اطلاعاتی روی فاکتور باشد؟

حداقل این موارد را در نظر بگیرید:

اطلاعات فروشنده | اطلاعات مشتری | کالا یا خدمات | مبالغ | تاریخ | شماره فاکتور | اطلاعات پرداخت

فاکتور را شلوغ نکنید؛ اطلاعات ضروری را واضح و منظم قرار دهید.

سفارش چاپ فاکتور کاربن لس

قبل از ارسال فایل، این موارد را چک کنید:

سایز | ترتیب نسخه‌ها | محل شماره‌زنی | پرفراژ | اطلاعات تماس | خوانایی نوشته‌ها

در فاکتور کاربن لس، طراحی باید برای تمام نسخه‌ها مناسب باشد، نه فقط برگه اول.

قیمت به این مشخصات بستگی دارد:

۲ یا ۳ برگی + سایز + تیراژ + رنگ چاپ + شماره‌زنی و خدمات تکمیلی

برای سفارش چه اطلاعاتی لازم است؟

تعداد برگی: ۲ یا ۳
سایز: A4 یا A5
تعداد: چند شماره؟
رنگ: تک‌رنگ یا رنگی
شماره‌زنی: دارد / ندارد
پرفراژ: دارد / ندارد
صحافی: سرچسب / ...
طراحی: فایل آماده دارم / نیاز به طراحی دارم

اگر بعضی موارد را نمی‌دانید، فقط نوع استفاده و تعداد نسخه موردنیاز را بگویید؛ بقیه مشخصات را می‌توان تعیین کرد.

تعداد نسخه، سایز و تیراژ را مشخص کنید و فایل طراحی یا اطلاعات فاکتور را بفرستید.